ЭДО – неотъемлемая часть успешного бизнеса

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) прочно вошел в жизнь современных бизнес-сообществ. Он представляет собой комплексное программное решение, нацеленное на автоматизацию потоков документов, делопроизводства и управление рабочими процессами в компаниях любого масштаба. Простыми словами – это обмен электронными документами через ТКС (телекомунникационные каналы связи) оператора, входящего в сеть доверия ФНС РФ.

Под понятием электронного документа подразумевается юридически значимый файл, заверенный электронной цифровой подписью (ЭЦП). Это могут быть, к примеру, акты выполненных работ, счета-фактуры, товарные накладные – для таковых ФНС предусмотрела специальные форматы. Остальные типы документации (договора, официальные запросы и письма, справки-отчеты, др.) могут храниться и отправляться в разных форматах: pdf, doc, jpg, bmp и т.д.

Внедрение ЭДО позволяет:

Минимизировать количество бумажных документов
Повысить управляемость и контролируемость организации
Сократить издержки (финансовые и трудовые траты), связанные с традиционными способами ведения документооборота
Обезопасить организацию от потерь документации
Повысить эффективность управленческих решений за счет быстрого получения информации

Необходимость ЭДО после введения обязательной маркировки

После вступления в процесс цифровизации бизнес-представители всех товарных групп, в том числе табачной отрасли, должны будут перейти на ЭДО.

Для этого потребуется:

Наличие интернета (хотя бы уровня 4G)
Выбор подходящего оператора, заключение договора с ним
Приобретение электронной цифровой подписи
Покупка 2D-сканера
Организация продаж через онлайн-кассы

ЭДО является своеобразным связующим звеном между производителем и конечным покупателем, последовательно объединяя участников системы: производство, дистрибуцию, розницу, оператора системы маркировки (ЦРПТ - Центр Развития Перспективных Технологий). И, соответственно, присоединиться к нему должны все контрагенты: производители, дистрибьюторы, торговые сети, розничные точки продажи и госсистемы. Регламент подключения к электронному документообороту у каждой компании свой. Но, в любом случае, он должен быть комплексным, чтобы охватить взаимодействие и со всеми участниками рынка, и с госорганами.

Если обобщить, ЭДО в системе маркировки фиксирует миграцию матричных кодов от владельца к владельцу, создавая условия для быстрой и грамотной обработки бухгалтерской документации. Для участников цифровизации разработаны специальные сервисы обмена данными по маркированным товарам. Они считывают и сверяют коды, создают УПД (универсальные передаточные документы) и передают данные в госсистему маркировки.

Итак, электронный документооборот позволит не только соответствовать требованиям законодательства при вступлении в единую национальную систему маркировки товаров Честный ЗНАК, но и выведет бизнес на более высокий уровень!